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Archiv der Artikel die mit Prozessdokumentation getagged sind.

Prozessmanagement in Dienstleistungs- VS. produzierenden Unternehmen

Wie wird Prozessmanagement in Dienstleistungsunternehmen angewendet? Werden einzelne Aspekte des Prozessmanagements bei Dienstleistungsunternehmen anders eingesetzt als bei produzierenden Unternehmen? Inwieweit spielt die Unternehmensgröße eine Rolle? Das brandaktuelle Paper „Process Management Practices: Organizational (Dis-)Similarities“, welches vor kurzem im „The Service Industries Journal“ veröffentlich wurde, geht auf diese Fragen ein. Die empirische Studie untersucht, wie einzelne Prozessmanagement-Aspekte (Prozessmanagement-Bausteine) in unterschiedlichen Branchen angewendet werden. Des Weiteren wird untersucht, wie Unternehmen unterschiedlicher Größe Prozessmanagement implementieren. Anbei eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse:

Prozessmanagement in Dienstleistungsunternehmen VS. produzierenden Unternehmen:
Im Allgemeinen ist der Reifegrad des Prozessmanagements bei produzierenden Unternehmen höher als bei Dienstleistungsunternehmen. Dies betrifft die folgenden Prozessmanagement-Bausteine:

  • Kontinuierliche Prozessverbesserung.
  • Management Commitment bezüglich prozessorientierter Organisationsgestaltung.
  • Prozesseigner-Rolle.
  • Einsatz von Prozesskennzahlen.

Dienstleistungs- und produzierende Unternehmen unterscheiden sich beispielsweise aber nicht, was das Ausmaß der Prozessdokumentation betrifft.

Prozessmanagement in kleinen vs. großen Unternehmen:
Größere Unternehmen betreiben Prozessmanagement im Allgemeinen in einem stärkeren Ausmaß als kleinere Organisationen. Dies betrifft folgende Aspekte des Prozessmanagements:

  • kontinuierlichen Prozessverbesserung.
  • Management Commitment bezüglich Geschäftsprozessmanagement.
  • Prozesseigner-Rolle.
  • Einsatz von Prozesskennzahlen.
  • Prozessmodellierung und Prozessdokumentation.

Anbei der Link zum Paper: D. Weitlaner, M. Kohlbacher: Process management practices: organizational (dis-)similarities, The Service Industries Journal, Vol. 35, Iss. 1-2, 2015

Die Bausteine des Geschäftsprozessmanagements

Dieser Beitrag stellt eine grobe Zusammenfassung des Artikels „Process orientation: Conceptualization and Measurement“ dar, welcher in Kürze im Business Process Management Journal (Vol. 17, No. 2, 2011) veröffentlicht wird. Der Artikel geht umfassend auf die unterschiedlichen Bausteine (Komponenten) des Prozessmanagements ein.

Zuerst wird die Definition von Prozessmanagement/Prozessorientierung erläutert:

  • Das Konzept der Prozessorientierung betont die Prozesse anstatt die hierarchische Struktur des Unternehmens (McCormack and Johnson, 2001).
  • Prozessorientierung betont die Geschäftsprozesse anstatt die funktionalen Strukturen des Unternehmens (Reijers, 2006).
  • Prozessmanagement konzentriert sich auf die Effizienzverbesserung des Unternehmens durch Koordinierung von Unternehmensaktivitäten in einem System von durchgängigen Prozessen (Benner and Tushman, 2002).
  • Die Prozessmanagement-Philosophie ist eine umfassende Problemlösungsmethode. Die Methode ist prozessorientiert, kundenorientiert, faktenbasierend und partizipativ über das gesamte Unternehmen (Winter, 1994).
  • Geschäftsprozessmanagement beinhaltet die Identifizierung, das Design, das Einführen, das Ausführen, die Interaktion, das Controlling, die Analyse und die Optimierung von Geschäftsprozessen (Smith and Fingar, 2003).

Basierend auf diesen Definitionen entwickelt und verifiziert der Artikel die folgenden Bausteine des Prozessmanagements:

  • Design und Dokumentation von Geschäftsprozessen.
  • Management Commitment hinsichtlich Prozessmanagement.
  • Die Rolle des Prozesseigners.
  • Prozesskennzahlen.
  • Unternehmenskultur im Einklang mit dem Prozessmanagement.
  • Kontinuierliche Prozessverbesserung (kontinuierliche Prozessoptimierung).
  • Prozessorientierte Organisationsstruktur.

Viele Führungskräfte suchen aktuell nach Wege, ihr Unternehmen prozessorientiert zu gestalten. Die Ergebnisse des Artikels ergeben, dass Prozessmanagement mehrere Aspekte involviert. Diese Aspekte reichen von der Dokumentation von Geschäftsprozessen bis hin zur prozessorientierten Organisationsstruktur. Prozessmanagement besteht also aus mehreren sich ergänzenden und aufbauenden Bausteinen.

Ergebnisse zur Prozessmanagement-Umfrage: Prozessmodellierung und -dokumentation

Dieser Beitrag soll die Ergebnisse zum Thema „Prozessmodellierung und Prozessdokumentation“ der Prozessmanagement-Umfrage diskutieren. Details zur Gestaltung der Umfrage finden Sie hier.

In den meisten Unternehmen existiert ein einheitliches und vollständiges Unternehmensprozessmodell. Die Aussage „In unserem Unternehmen existiert ein einheitliches und vollständiges Unternehmensprozessmodell, welches die Geschäftsprozesse unseres Unternehmens namentlich darstellt“ bewerteten die Unternehmen wie folgt:

  • 22,00%: trifft (eher) nicht zu
  • 16,67%: trifft teilweise zu
  • 61,33%: trifft (eher) voll zu.

Der Großteil der Unternehmen dokumentiert ihre Geschäftsprozesse. Die Aussage „Alle Geschäftsprozesse unseres Unternehmens sind ausreichend detailliert dokumentiert“ bewerteten die Unternehmen wie folgt:

  • 15,33%: trifft (eher) nicht zu
  • 29,33%: trifft teilweise zu
  • 55,33%: trifft (eher) voll zu.

Der Großteil der Unternehmen haltet die Prozessdokumentation aktuell. Die Aussage „Wenn sich etwas im Arbeitsablauf ändert, wird die Prozessdokumentation des betroffenen Prozesses stets aktualisiert“ bewerteten die Unternehmen wie folgt:

  • 18,00%: trifft (eher) nicht zu
  • 28,00%: trifft teilweise zu
  • 54,00%: trifft (eher) voll zu.

Wiederum der Großteil der Unternehmen hat die Inputs/Outputs der Geschäftsprozesse klar festgelegt. Die Aussage „Die Inputs und Outputs sind für jeden Geschäftsprozess unseres Unternehmens klar festgelegt“ bewerteten die Unternehmen wie folgt:

  • 16,67%: trifft (eher) nicht zu
  • 36,67%: trifft teilweise zu
  • 46,67%: trifft (eher) voll zu.

Der Großteil der Unternehmen hat die Kunden/Lieferanten der Geschäftsprozesse klar festgelegt. Die Aussage „Die internen/externen Kunden und die internen/externen Lieferanten sind für jeden Geschäftsprozess unseres Unternehmens klar festgelegt“ bewerteten die Unternehmen wie folgt:

  • 13,51%: trifft (eher) nicht zu
  • 37,16%: trifft teilweise zu
  • 49,32%: trifft (eher) voll zu.

Umfrage zu Prozessmanagement

Diese Umfrage zum Thema Prozessmanagement wurde im Jahr 2008 vom Institut für Unternehmungsführung und Organisation an der Technische Universität Graz durchgeführt. In die Untersuchung wurden folgende Unternehmungen einbezogen:

  • Österreichische Unternehmen
  • Unternehmensgröße: mind. 50 Mitarbeiter
  • Branche: Metallindustrie oder Maschinenbau
  • Rechtsform: GmbH oder AG

Aus der oben definierten Population wurden Unternehmungen zufällig ausgewählt. Es wurden insgesamt 150 Unternehmen mittels Telefoninterviews befragt. Die persönlichen Telefoninterviews wurden im Zeitraum von Mai bis September 2008 geführt. Pro Firma wurde ein Interview geführt, wobei hauptsächlich erfahrene Qualitätsmanager, Prozessmanager, IT-Manager oder Geschäftsführer befragt wurden. Die befragten Unternehmen beschäftigen im Durchschnitt 478 Mitarbeiter, 68 Unternehmen (das sind 45,3%) beschäftigen zwischen 50 und 250 Mitarbeiter, 82 Unternehmen (das sind 54,7%) beschäftigen mehr als 250 Mitarbeiter.

Sämtliche Fragen wurden mit Hilfe einer 6-Punkt-Likert-Skala gemessen. Die Befragten wurden gebeten, Aussagen auf dieser Skala zu bewerten (von 1=“trifft überhaupt nicht zu“, bis 6=“trifft voll und ganz zu“) . Um die Interpretation der Ergebnisse zu erleichtern, wurde nach der Datenerhebung eine Rekodierung der Skala durchgeführt, d.h. es wurden die sechs Antwortmöglichkeiten entsprechend zu drei aggregiert: „trifft (eher) nicht zu“, „trifft teilweise zu“ und „trifft (eher) voll zu“.

Anbei die Ergebnisse der Studie:

Was ist Prozessorientierung – Teil 1: Design und Dokumentation von Geschäftsprozessen

Die Identifizierung und Analyse der Geschäftsprozesse eines Unternehmens erweist sich oft als schwierige Aufgabe, da Geschäftsprozesse oft unbekannt sind, keinen expliziten Namen tragen bzw. nicht in irgendeiner Form visualisiert sind (Kiraka and Manning, 2005). Ein Unternehmen prozessorientiert zu managen setzt voraus, dass man weiß, welche Geschäftsprozesse im Unternehmen ablaufen und wie diese Prozesse miteinander interagieren. Eine präzise Definition der Geschäftsprozesse eines Unternehmens ist der Startpunkt des Prozessmanagements (Hinterhuber, 1995).

Design einer vollständigen und einheitlichen Prozesslandkarte. Die Prozesslandkarte, oft auch Makro-Design (Suter, 2004), Makromodell (Schantin, 2004) oder „macro enterprise process map“ (Gardner, 2004) genannt, gibt einen Überblick über die Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Eine Prozesslandkarte sollte top-down gestaltet werden.

Spezifikation und Dokumentation der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Einmal identifiziert, sollten die Geschäftsprozesse eines Unternehmens mit einem expliziten Namen versehen, ihre Inputs und Outputs definiert (Walter, 2009; Schantin, 2004) und ihre internen/externen Kunden/Lieferanten festgelegt werden (Davenport and Short, 1990; Childe et al., 1994). Natürlich sollte der Ablauf eines Geschäftsprozesses auch in angemessener Granularität visualisiert werden. Da die Sinnhaftigkeit einer Prozessdokumentation, die nicht up-to-date ist, fraglich ist, sollte die Dokumentation rechtzeitig nachgezogen werden, wenn sich das Design eines Geschäftsprozesses ändert.

Weitere Artikel zum Thema Design und Dokumentation von Geschäftsprozessen:

Studie zur Prozessorientierung von Industrieunternehmungen

Wie sehr prozessorientiert sind Industrieunternehmungen?

Dieser Artikel stellt eine grobe Zusammenfassung des Konferenzbeitrags „Kohlbacher, M.: Process Orientation of Manufacturing Companies“ an der GBDI International Conference im Oktober 2008 in Las Vegas, USA dar.

Anstatt die funktionale und hierarchische Organisationsstruktur zu betonen, fokussieren prozessorientierte Unternehmungen auf ihre Geschäftsprozesse. Im Zusammenhang mit Prozessorientierung kommt immer auch der Begriff „Geschäftsprozessmanagement“ vor. Geschäftsprozessmanagement bedeutet, die Organisation auf Basis ihrer Geschäftsprozesse zu managen, d.h. Geschäftprozesse zu gestalten (top-down), zu dokumentieren und (ständig) zu verbessern. Ein Geschäftsprozess soll hier als eine logische Abfolge von Aktivitäten verstanden werden, welche für den (internen/externen) Kunden Wert erzeugt. Ein Geschäftsprozess hat außerdem klar festgelegte Inputs/Outputs und ist einer durchgängigen Verantwortung unterstellt (Prozesseigner/Prozessverantwortlicher).

Forschungsfragen

Folgende Fragen werden in diesem Beitrag behandelt:

  1. Zu welchem Grad sind Industrieunternehmungen prozessorientiert?
  2. Gibt es einen Zusammenhang zwischen Unternehmungsgröße und Prozessorientierung?
  3. Gibt es einen Zusammenhang zwischen Produktionstyp (Einzelfertigung, Serienfertigung) und Prozessorientierung?
  4. Gibt es einen Zusammenhang zwischen Branchenzugehörigkeit und Prozessorientierung?
  5. Welche Prozessorientierungskonstrukte korrelieren miteinander wie stark?

Forschungsdesign

Basierend auf umfangreicher Literaturrecherche und Experteninterviews wurde ein Modell (Messinstrument) entwickelt, welches zur Messung des Grades der Prozessorientierung einer Unternehmung herangezogen wurde. Dieses Modell besteht aus zehn Konstrukten:

  • Prozessdesign und Prozessdokumentation
  • Unterstützung des Managements
  • Prozesseigner
  • Prozesskennzahlen
  • Unternehmenskultur
  • IT
  • Organisationsstruktur
  • Mitarbeiter und Expertise
  • HR Systeme
  • Koordination und Integration von Prozessprojekten

Ausgehend von diesem Modell wurde ein Fragebogen entworfen, mit dem über hundert österreichische Unternehmungen (GmbHs und AGs ab 50 Mitarbeiter in den Branchen „Maschinenbau“ und „Herstellung von Metallerzeugnissen“) persönlich befragt wurden (jeweils ein Interview pro Unternehmung, wobei die Zielpersonen hauptsächlich Qualitätsmanager, Prozessmanager, Organisationsentwickler, IT-Manager oder Mitglied der Geschäftsführung waren).

Zusammenfassung der Ergebnisse

Das Durchschnittsunternehmen dokumentiert zwar seine Prozesse zu einem gewissen Grad, jedoch ist die Implementierung von Prozesskennzahlen noch nicht weit fortgeschritten. Des weiteren erfährt das Durchschnittsunternehmen mittelstarke Unterstützung des Top-Managements, sich mit Prozessen auseinanderzusetzen. In den befragten Unternehmen schwankt die Etablierung der Prozesseigner-Rolle sehr stark, d.h. hinsichtlich dieses Kriteriums unterscheiden sich die Unternehmen sehr stark voneinander.

Es besteht kein Zusammenhang zwischen Unternehmungsgröße und Prozessorientierung, d.h. mittlere Unternehmungen (von 50 bis 250 Mitarbeiter) und große Unternehmungen (ab 250 Mitarbeiter) unterscheiden sich nicht signifikant bezüglich des Grades der Prozessorientierung. Des Weiteren gibt es keinen Unterschied hinsichtlich Prozessorientierung zwischen den Branchen „Maschinenbau“ und „Herstellung von Metallerzeugnissen“. Auch zwischen Produktionstyp und Prozessorientierung gibt es keinen signifikanten Zusammenhang, d.h. Serienfertiger sind nicht „mehr prozessorientiert“ als Einzelfertiger (detto vice versa). Interessant sind auch die Korrelationen zwischen den einzelnen Prozessorientierungs-Konstrukten: Demnach korrelieren alle Konstrukte stark miteinander. Eine sehr starke Korrelation besteht z.B. zwischen „Prozesseigner“ und „Prozesskennzahlen“, d.h. Unternehmungen, die die Prozesseigner-Rolle implementiert haben, arbeiten auch verstärkt mit Prozesskennzahlen.