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Archiv der Artikel die mit kontinuierliche Prozessverbesserung getagged sind.

Die Elemente einer prozessorientierten Organisationsgestaltung

Die 10. Business Process Management Konferenz fand vom 14. bis 15. Oktober 2015 auf der Universität in Ljubljana statt. Die Keynote von M. Kohlbacher mit dem Titel „Process Management Practices, Organizational Excellence, and Firm Performance“ erläuterte anhand eines realen Praxisbeispiels die entscheidenden Elemente einer prozessorientierten Organisationsgestaltung. Anbei ein Ausschnitt der Originalpräsentation, die die wesentlichen Bausteine des Prozessmanagements auf einem Blatt Papier zusammenfasst:

Auf oberster Ebene wird der Kunde dargestellt:

1_customer

Innerhalb der Unternehmensgrenzen werden die Geschäftsprozesse des Unternehmens abgebildet:

2_business_processes

Ziel ist es, eine kunden- und marktorientierte Organisation zu gestalten und umzusetzen. Eine Orientierung am externen Kunden wird durch interne Kundenorientierung realisiert. Dies wird durch die Implementierung von Kunden-Lieferantenbeziehungen zwischen den Geschäftsprozessen erreicht. Jeder Geschäftsprozess hat einen definierten (internen) Kunden und einen oder mehrere (interne) Lieferanten. In der folgenden Abbildung ist der Geschäftsprozess 1 der Kunde des Geschäftsprozesses 2, welcher als Lieferant für den Geschäftsprozess 1 fungiert. Geschäftsprozess 2 ist wiederum Kunde des Geschäftsprozesses 3, der als Lieferant für den Geschäftsprozess 2 auftritt. Der Geschäftsprozess 3 ist Kunde von externen Lieferanten.

3_customer_supplier_relationships

Bis jetzt wurden die Geschäftsprozesse des Unternehmens als Black Boxes dargestellt. Das Prozessdesign eines Geschäftsprozesses beschreibt die Abfolge der einzelnen Aktivitäten des Prozesses:

4_detailed_process_design

IT-Systeme unterstützen die Geschäftsprozesse:

5_IT_systems

Der Prozesseigner ist ein wichtiges Element einer prozessorientierten Organisationsgestaltung. Für jeden Geschäftsprozess wird ein Prozesseigner definiert. Prozesseigner sind verantwortlich für das Prozessdesign und für die Performance des Geschäftsprozesses:

6_process_owner

Prozesskennzahlen bilden die Performance der Geschäftsprozesse in Metriken (KPIs) ab. Prozesskennzahlen werden von der Unternehmensstrategie und/oder von den (internen/externen) Kundenanforderungen abgeleitet:

7_process_performance_measurement

Die kontinuierliche Optimierung der Geschäftsprozesse wird durch den Einsatz von Prozessverbesserungsmethoden erreicht:

8_continuous_improvement

Die wesentlichen Bausteine des Prozessmanagements sind demnach:

  • Realisierung von Kunden-Lieferantenbeziehungen zwischen den einzelnen Geschäftsprozessen.
  • Implementierung der Prozesseigner-Rolle.
  • Einführung von Prozesskennzahlen zur Steuerung der Geschäftsprozesse.
  • Einsatz von Methoden der kontinuierlichen Prozessverbesserung.

Operational Excellence wird durch die Implementierung dieser Prozessmanagement-Bausteine erreicht. Der Vortrag zeigte anhand eines realen Praxisbeispiels, dass die Unternehmensleistung durch eine prozessorientierte Organisationsgestaltung signifikant gesteigert werden kann.

Prozessmanagement in Dienstleistungs- VS. produzierenden Unternehmen

Wie wird Prozessmanagement in Dienstleistungsunternehmen angewendet? Werden einzelne Aspekte des Prozessmanagements bei Dienstleistungsunternehmen anders eingesetzt als bei produzierenden Unternehmen? Inwieweit spielt die Unternehmensgröße eine Rolle? Das brandaktuelle Paper „Process Management Practices: Organizational (Dis-)Similarities“, welches vor kurzem im „The Service Industries Journal“ veröffentlich wurde, geht auf diese Fragen ein. Die empirische Studie untersucht, wie einzelne Prozessmanagement-Aspekte (Prozessmanagement-Bausteine) in unterschiedlichen Branchen angewendet werden. Des Weiteren wird untersucht, wie Unternehmen unterschiedlicher Größe Prozessmanagement implementieren. Anbei eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse:

Prozessmanagement in Dienstleistungsunternehmen VS. produzierenden Unternehmen:
Im Allgemeinen ist der Reifegrad des Prozessmanagements bei produzierenden Unternehmen höher als bei Dienstleistungsunternehmen. Dies betrifft die folgenden Prozessmanagement-Bausteine:

  • Kontinuierliche Prozessverbesserung.
  • Management Commitment bezüglich prozessorientierter Organisationsgestaltung.
  • Prozesseigner-Rolle.
  • Einsatz von Prozesskennzahlen.

Dienstleistungs- und produzierende Unternehmen unterscheiden sich beispielsweise aber nicht, was das Ausmaß der Prozessdokumentation betrifft.

Prozessmanagement in kleinen vs. großen Unternehmen:
Größere Unternehmen betreiben Prozessmanagement im Allgemeinen in einem stärkeren Ausmaß als kleinere Organisationen. Dies betrifft folgende Aspekte des Prozessmanagements:

  • kontinuierlichen Prozessverbesserung.
  • Management Commitment bezüglich Geschäftsprozessmanagement.
  • Prozesseigner-Rolle.
  • Einsatz von Prozesskennzahlen.
  • Prozessmodellierung und Prozessdokumentation.

Anbei der Link zum Paper: D. Weitlaner, M. Kohlbacher: Process management practices: organizational (dis-)similarities, The Service Industries Journal, Vol. 35, Iss. 1-2, 2015

Wie Prozessmanagement auf die Unternehmensleistung wirkt

Dieser Beitrag stellt eine kurze Zusammenfassung des Artikels “The Effects of Process-Oriented Organizational Design on Firm Performance” dar (Autoren: M. Kohlbacher und H. A. Reijers, veröffentlicht im Business Process Management Journal, Vol. 19, Issue 2, 2013).

Die Studie beschäftigt sich mit der Fragestellung, ob Unternehmen, die Prozessmanagement betreiben, die Unternehmensleistung steigern können. Insbesondere wird untersucht, welche „Bausteine“ des Prozessmanagements die Unternehmensleistung beeinflussen.

Die empirischen Ergebnisse zu den Effekten der Prozessorientierung auf die Unternehmensperformance zeigen, dass sich der Einsatz von Prozesskennzahlen positiv auf die Produktqualität, und kontinuierliche Prozessverbesserungsmethoden positiv auf die Profitabilität des Unternehmens auswirken. Weiters wirkt eine prozessorientierte Aufbauorganisation positiv auf die Innovations-Geschwindigkeit. Darüber hinaus zeigen die Ergebnisse, dass im speziellen jene Unternehmen, die den Prozessgedanken wirklich leben, anderen Unternehmen bezüglich finanzieller (Profitabilität) und nicht-finanzieller Performance (Kundenzufriedenheit, Liefergeschwindigkeit und Liefertermintreue) überlegen sind. Bei diesen Firmen handelt es sich um Unternehmen, deren Unternehmenskultur auf Teamwork, Kundenorientierung und Ergebnisverantwortung beruht, und deren Mitarbeiter genau wissen, wie der Geschäftsprozess, in dem sie tätig sind, abläuft und wie ihre Arbeit die Prozessperformance beeinflusst.

Der vollständige Artikel ist hier zu finden.

Prozesseigner, kontinuierliche Prozessverbesserung und Unternehmensperformance

Heute wurde auf der CK Prahalad Special Conference in San Diego, USA, in der Session „Exploring and stretching for competitive advantage“, moderiert von Chet Miller, das Paper „Process Ownership, Continuous Process Improvement and Firm Performance“ (Autoren: M. Kohlbacher und S. Grünwald) vorgestellt. Die empirische Studie untersucht, wie sich der Einsatz von kontinuierlichen Prozessverbesserungsmethoden (wie Six Sigma oder KAIZEN) in Verbindung mit Prozesseignern (Prozessverantwortlichen) auf die Unternehmensperformance auswirkt. Die Untersuchung basiert auf einer Befragung von 74 produzierenden Unternehmen. Jene Unternehmen, die kontinuierliche Prozessverbesserungsmethoden und gleichzeitig die Rolle des Prozesseigners im Unternehmen verankert haben (d.h. für ihre Geschäftsprozesse Prozesseigner definiert haben, die das Design ihres Geschäftsprozesses verantworten) weisen eine höhere Umsatzmarge aus als Unternehmen, die (i) Prozesseigner ohne Prozessverbesserungsmethoden, (ii) Prozessverbesserungsmethoden, aber keine Prozesseigner, oder (iii) weder Prozesseigner noch Prozessverbesserungsmethoden einsetzen.

Die Bausteine des Geschäftsprozessmanagements

Dieser Beitrag stellt eine grobe Zusammenfassung des Artikels „Process orientation: Conceptualization and Measurement“ dar, welcher in Kürze im Business Process Management Journal (Vol. 17, No. 2, 2011) veröffentlicht wird. Der Artikel geht umfassend auf die unterschiedlichen Bausteine (Komponenten) des Prozessmanagements ein.

Zuerst wird die Definition von Prozessmanagement/Prozessorientierung erläutert:

  • Das Konzept der Prozessorientierung betont die Prozesse anstatt die hierarchische Struktur des Unternehmens (McCormack and Johnson, 2001).
  • Prozessorientierung betont die Geschäftsprozesse anstatt die funktionalen Strukturen des Unternehmens (Reijers, 2006).
  • Prozessmanagement konzentriert sich auf die Effizienzverbesserung des Unternehmens durch Koordinierung von Unternehmensaktivitäten in einem System von durchgängigen Prozessen (Benner and Tushman, 2002).
  • Die Prozessmanagement-Philosophie ist eine umfassende Problemlösungsmethode. Die Methode ist prozessorientiert, kundenorientiert, faktenbasierend und partizipativ über das gesamte Unternehmen (Winter, 1994).
  • Geschäftsprozessmanagement beinhaltet die Identifizierung, das Design, das Einführen, das Ausführen, die Interaktion, das Controlling, die Analyse und die Optimierung von Geschäftsprozessen (Smith and Fingar, 2003).

Basierend auf diesen Definitionen entwickelt und verifiziert der Artikel die folgenden Bausteine des Prozessmanagements:

  • Design und Dokumentation von Geschäftsprozessen.
  • Management Commitment hinsichtlich Prozessmanagement.
  • Die Rolle des Prozesseigners.
  • Prozesskennzahlen.
  • Unternehmenskultur im Einklang mit dem Prozessmanagement.
  • Kontinuierliche Prozessverbesserung (kontinuierliche Prozessoptimierung).
  • Prozessorientierte Organisationsstruktur.

Viele Führungskräfte suchen aktuell nach Wege, ihr Unternehmen prozessorientiert zu gestalten. Die Ergebnisse des Artikels ergeben, dass Prozessmanagement mehrere Aspekte involviert. Diese Aspekte reichen von der Dokumentation von Geschäftsprozessen bis hin zur prozessorientierten Organisationsstruktur. Prozessmanagement besteht also aus mehreren sich ergänzenden und aufbauenden Bausteinen.

Prozessorientierung, Kontinuierliche Prozessverbesserung und Innovation

Dieser Beitrag fasst das Paper „Kohlbacher M., Ringhofer M. (2010): Dynamic Capabilities through Continuous Improvement, Organizational Process Alignment and Innovation“, zusammen, welches auf der 30th Annual International Conference of the Strategic Management Society in Rom im September 2010 (http://rome.strategicmanagement.net) präsentiert wurde. Die Arbeit untersucht, wie sich gelebte Prozessorientierung, Management Commitment hinsichtlich Prozessmanagement und der Einsatz von kontinuierlichen Prozessverbesserungsmethoden (wie z.B. KAIZEN oder Six Sigma) auf die Innovationsperformance von Industrieunternehmen auswirken. Die Effekte wurden anhand von österreichischen Industrieunternehmen untersucht.

Die Ergebnisse der Arbeit zeigen, daß jene Firmen schneller neue Produkte auf den Markt bringen, die die folgenden Eigenschaften aufweisen:

  • Sie setzen kontinuierliche Prozessverbesserungsmethoden ein und das Management dieser Firmen steht stark hinter dem Prozessmanagement, oder
  • Sie setzen kontinuierliche Prozessverbesserungsmethoden ein und die Mitarbeiter leben die Prozessorientierung (d.h. Mitarbeiter wissen über den Ablauf der Geschäftsprozesse genau Bescheid; sie wissen, daß der Sinn ihrer Arbeit darin besteht, die Bedürfnisse der internen/externen Kunden zu erfüllen; Teamwork über verschiedene Abteilungen ist für sie selbstverständlich, etc.)

Ergebnisse zur Prozessmanagement-Umfrage: Mitarbeiter und Expertise

Dieser Beitrag soll die Ergebnisse zum Thema „Mitarbeiter und Expertise“ der Prozessmanagement-Umfrage diskutieren. Details zur Gestaltung der Umfrage finden Sie hier.

Laut Hammer (2007) sollten in einer prozessorientierten Organisation die prozessausführenden Mitarbeiter wissen, wie die Prozesse, in denen sie tätig sind, durchgeführt werden und wie ihre Arbeit andere Mitarbeiter, Kunden und Prozessperformance beeinflusst. Die Mitarbeiter sollten außerdem Fähigkeiten in Problemlösungs-, Prozessverbesserungs- und Entscheidungstechniken besitzen. Weiters sollte methodisches Wissen über Prozessverbesserungs-, Prozessredesign und Change Management-Techniken in der Organisation präsent sein.

Der Großteil der befragten Unternehmen gibt an, dass ihre Mitarbeiter nur teilweise den Ablauf des Geschäftsprozesses, in dem sie jeweils tätig sind, genau beschreiben können. Die Aussage „Die Mitarbeiter unseres Unternehmens können den Ablauf des Geschäftsprozesses, in dem sie tätig sind, genau beschreiben. Sie wissen, wie ihre Arbeit andere Mitarbeiter, Kunden und Prozessperformance beeinflusst“ bewerteten die Unternehmen wie folgt:

  • 13,33%: trifft (eher) nicht zu
  • 51,33%: trifft teilweise zu
  • 35,33%: trifft (eher) voll zu.

Ebenso besitzen die Mitarbeiter nur teilweise umfassende Fähigkeiten in Problemlösungs-, Prozessverbesserungs- und Entscheidungstechniken. Die Aussage „Unsere Mitarbeiter besitzen umfassende Fähigkeiten in Problemlösungs-, Prozessverbesserungs- und Entscheidungstechniken“ bewerteten die Unternehmen wie folgt:

  • 20,67%: trifft (eher) nicht zu
  • 61,33%: trifft teilweise zu
  • 18,00%: trifft (eher) voll zu.

In den befragten Unternehmen gibt es eher keinen oder nur teilweise einen „Pool“ von erfahrenen Change Management-, Process Redesign und Projektmanagement-Experten. Die Aussage „In unserem Unternehmen gibt es einen Kader von erfahrenen Change Management-, Process Redesign- und Projektmanagement-Experten“ bewerteten die Unternehmen also wie folgt:

  • 42,67%: trifft (eher) nicht zu
  • 33,33%: trifft teilweise zu
  • 24,00%: trifft (eher) voll zu.

Hinsichtlich des Einsatzes von kontinuierlichen Prozessverbesserungs- bzw. Prozessoptimierungsmethoden (wie z.B. Six Sigma oder KAIZEN) gilt zu sagen, dass ca. ein Drittel der befragten Unternehmen (eher) keine dieser Methoden einsetzt, ein Drittel sie teilweise verwendet und ein weiteres Drittel diese Methoden (eher) voll einsetzt. Die Aussage „In unserem Unternehmen werden Methodiken bzw. Programme für kontinuierliche Prozessverbesserungen, wie z.B. KAIZEN, Six Sigma usw. eingesetzt“ bewerteten die Unternehmen also wie folgt:

  • 32,89%: trifft (eher) nicht zu
  • 29,53%: trifft teilweise zu
  • 37,58%: trifft (eher) voll zu.

Was ist Prozessorientierung – Teil 3: Die Rolle des Prozesseigners

  • Jeder Geschäftsprozess in einem Unternehmen sollte einen sogenannten Prozesseigner haben (auch Prozessverantwortlicher oder Process Owner genannt). Ein Prozesseigner hat durchgängige Verantwortung für den Geschäftsprozess (Osterloh and Frost, 2006; Suter, 2009). Die Existenz von Prozessverantwortlichen ist der größte Unterschied zwischen einer prozessorientierten und einer funktional-orientierten Organisation. Darüber hinaus ist Prozessverantwortung eine permanente Rolle (Hammer und Stanton, 1999).
Der Prozesseigner trägt die durchgängige Verantwortung für den Geschäftsprozess

Der Prozesseigner trägt die durchgängige Verantwortung für den Geschäftsprozess

Neben umfangreichem Wissen über den Geschäftsprozess benötigt der Prozessverantwortliche auch Führungsfähigkeiten und Führungserfahrung (Schmelzer und Sesselmann, 2006). Der Prozesseigner muss die Kompetenz haben, im Interesse seines Geschäftsprozesses zu handeln (Hinterhuber, 1995). Eine wichtige Aufgabe des Prozesseigners ist die kontinuierliche und proaktive Verbesserung/Optimierung seines Geschäftsprozesses.

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