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Die Verantwortlichkeiten des Prozesseigners

Es besteht kein Zweifel, dass der Prozesseigner eine Schlüsselrolle innerhalb des Geschäftsprozessmanagements spielt. Aber was sind die genauen Verantwortlichkeiten des Prozesseigners? Eine kürzlich erschienene Studie von Danilova (2019) befasste sich mit diesem Thema, indem man eine systematische Literaturrecherche mit 100 wissenschaftlichen Arbeiten und 10 Büchern über Geschäftsprozessmanagement durchführte.

Als Ergebnis teilt die Studie die Verantwortlichkeiten der Prozesseigner in fünf Kategorien ein: Planung und Organisation, Management der Prozessperformance, Prozessverbesserung und -innovation, Teamführung sowie Management der Stakeholder.

Planen und Organisieren:

  • Verantwortlich für das Prozessdesign.
  • Definition der Teilprozesse und Prozessgrenzen (Prozesslandkarte).
  • Gewährleistung der Standardisierung und Dokumentation von Prozessen.
  • Für die Einhaltung des Prozesses eintreten.
  • Genehmigung von Änderungen, wenn nötig.
  • Bereitstellung von Leitlinien zur Behandlung von Ausnahmen und Fehlern.
  • Gewährleistung der Übereinstimmung mit der Strategie (strategic alignment).
  • etc.

Management der Prozessperformance:

  • Definition von Prozesszielen.
  • Definition von Prozesskennzahlen.
  • Monitoring der Prozessperformance und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen.

Prozessverbesserung und -innovation:

  • Verfolgung des Wettbewerbsumfelds, der Technologien und der sich ändernden Kundenanforderungen.
  • Erfordernisse und Möglichkeiten für inkrementelle Prozessverbesserung und -innovation erkennen und bewerten.
  • Änderungsvorschläge von der Organisation entgegennehmen, prüfen und gegebenenfalls umsetzen.
  • Prüfung auf mögliche Suboptimierung.
  • Prozessänderung einleiten.
  • Change-Projekt koordinieren und leiten.
  • Das Prozessdesign vertreten und promoten.

Teamleitung:

  • Ein Prozess-Team leiten.

Stakeholder-Management:

  • Prozessbewusstsein schaffen.
  • Den Prozess vertreten und fördern.
  • Kommunikation mit Interessengruppen.
  • Einen starken Kundenfokus beibehalten und fördern.
  • Zusammenarbeit mit anderen Prozesseignern.
  • Zusammenarbeit mit Funktionsmanagern.
  • Kontakt mit Lieferanten pflegen.
  • Förderung der Teamarbeit in der Organisation.
  • Verantwortungsgefühl für den Prozess bei den Prozessmitarbeitern sicherstellen.

Das vollständige Paper findet sich hier: Danilova, K.B. (2019), „Process owners in business process management: a systematic literature review“, Business Process Management Journal, Vol. 25 No. 6, pp. 1377-1412. https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/BPMJ-05-2017-0123/full/html

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